Slováci vymysleli softvér pre cykloservisy
Vtipných, ale aj menej vtipných príhod z cyklistických servisov existuje nespočetné množstvo. Už sa vám stalo, že na vás mechanik zabudol, alebo neurobil to, na čom ste sa dohodli?
Alebo naopak, už sa vám stalo, že ste na svoj bicykel v servise pozabudli, prípadne si poň prišli po niekoľkých mesiacoch?
Presne kvôli takýmto prípadom, vtipným, ale aj menej vtipným príhodám, sa na Slovensku rozhodli vyvinúť softvér pre cyklistické servisy, ktorý ich úplne odstráni.
Cykloon
Prvotná myšlienka vyvinúť takýto softvér vznikla práve kvôli tomu, aby sa zamedzilo nepríjemným situáciám so zákazníkom a optimalizoval sa čas mechanikov, ktorý venujú práci.
Nie je nič horšie, ako keď mechanik strávi polovicu svojej pracovnej doby rozhovormi so zákazníkmi na všemožné témy ohľadom cyklistiky, ich bicyklov, bicyklov ich manželiek, detí, babky a dedka…
Ako základ pre vytvorenie softvéru pre cyklistické dielne mali prvotne slúžiť servisné softvéry v autodielňach, ktoré majú zabehnuté systémy a tie by nemal byť problém preklopiť pre potreby cyklistických servisov.
Ale… Vždy sa objaví nejaké Ale! V tomto prípade ním bolo zistenie, že mechanik bicyklov funguje v princípe úplne rozdielne než automechanik. Na prvý pohľad sa zdá, že tam nemôže byť rozdiel, ale spôsob práce a jednotlivé kroky sú pri týchto profesiách rozdielne.
Dnes sú to už tri roky, čo sa začalo pracovať na softvéri Cykloon, ktorý sa od počiatku vyvíja a zlepšuje. Od začiatku sa tvorí a testuje v partnerskom servise Cyklospital, ktorý má ambíciu fungovať ako moderný servis 21. storočia.
Tento servis pracuje práve so softvérom Cykloon a všetky funkcie postupne doňho pridávané vychádzajú z požiadaviek a poznatkov mechanikov, prípadne sú s nimi konzultované a následne testované.
Všetko, čo sa v servise osvedčí, alebo vyvinie pre optimalizáciu pracovných postupov a rokovania so zákazníkmi, sa následne prehodnocuje a zapracováva do softvéru.
Aktuálne Cykloon využívajú servisy na Slovensku a v Českej republike a aj od nich prichádzajú jednotlivé podnety, ako si ho prispôsobiť pre fungovanie v danej konkrétnej prevádzke.
Cykloon je svetový produkt, ktorým sa inšpirujú aj zahraničné spoločnosti a ktorý zatiaľ vo svete nemá obdobu.
Ako to funguje?
Cykloon je online aplikácia, takže sa do neho dá pripojiť odkiaľkoľvek. Do servisného systému sa tak môže prihlásiť mechanik aj z domu, ak si spomenie, že na niečo zabudol. Taktiež sa tam vie prihlásiť majiteľ servisu a skontrolovať prácu mechanikov, prípadne zistiť rôzne štatistiky o výkone svojho servisu a nastaviť podľa nich ďalšie smerovanie podniku.
Program je navyše veľmi intuitívny a zaučenie nového mechanika je vďaka tomu bezproblémové. Podľa skúsenosti z praxe si k programu mechanik sadne a je schopný ho samostatne ovládať a riadiť jednotlivé procesy v ňom.
Samozrejme, každý servis má svoje zabehnuté procesy a štruktúry, ktoré sú rozdielne. Cykloon na to dokáže reagovať a vie sa prispôsobiť jednotlivým požiadavkám daného pracoviska, prípadne je možné požiadavky do neho zapracovať.
Procesov, ktoré fungovanie servisov optimalizujú, ponúka Cykloon hneď niekoľko. Výrazným uľahčením práce mechanika je automatické odosielanie SMS správ zákazníkovi ihneď po dokončení zákazky.
Ten teda okamžite dostane všetky dôležité informácie o cene, otváracích hodinách a možnostiach platby. Odpadáva tak nutnosť zákazníkom telefonovať a mechanik sa môže rovno pustiť do ďalšej zákazky.
Softvér štandardizoval jednotlivé servisné úkony, ktorých je aktuálne v systéme zhruba 200 a priradil k nim aj čas potrebný na ich vykonanie. Všetky ceny servisných úkonov je možné v systéme aktualizovať na základe svojej hodinovej sadzby.
Každý servisný úkon má pridelený svoj špecifický EAN kód, ktorý sa priradí do pokladničného systému prevádzky. Cykloon je tiež možné využívať ako systém skladového hospodárstva.
Môžete do neho nahrať skladové zásoby a náhradné diely zo svojho aktuálneho systému a naďalej môžete používať svoj pokladničný a účtovný systém. Vďaka tomu majú mechanik, ale napríklad aj pokladník, vynikajúci prehľad o jednotlivých zákazkách, a to aj v prípade, že medzi sebou nekomunikujú. Všetko sa totiž zobrazuje v prehľade zákazky.
Taktiež je evidovaná kompletná servisná história zákazníka a jeho bicyklov, a to už od prvej zákazky v danom servise. Zákazník aj mechanik tak majú prehľad o tom, čo a kedy bolo na jeho bicykli robené.
Výborná služba je aj online rezervačný systém, v ktorom sa do servisu jednoducho objednáte na konkrétny čas a dátum a bicykel rovno prinesiete. V systéme vidíte všetky voľné termíny na servis a viete si ho vopred naplánovať.
Majiteľ alebo manažér môžu taktiež svojim mechanikom plánovať internú prácu, napríklad skladanie bicyklov alebo upratovanie v dielni.
Rovnako vedia zo systému čerpať množstvo štatistík o výkonnosti servisu a jednotlivých mechanikov. Vďaka štatistike úkonov sa dostanú k tomu, čo sa v servise robí najčastejšie a môžu tak optimalizovať jeho ceny a výkon.
Servis 21. storočia
Čo očakávať od moderného servisu s prozákazníckou orientáciou? Podľa môjho názoru je veľmi dôležitým faktorom, aby sa v servisoch zamedzilo chybám spôsobeným komunikáciou medzi zákazníkom a mechanikom.
Nemalo by sa stávať, že vás o dokončení zákazky neinformujú, prípadne vám zavolajú raz, vy sa neozvete naspäť a bicykel stojí pripravený v dielni.
Skvelé je, ak si môžete skontrolovať servisnú históriu vašich bicyklov, respektíve bicyklov celej vašej rodiny. Nemusíte si tým pádom pamätať, čo na bicykli bolo robené a kedy. Zákazky sú jednoducho evidované v servise a viete sa k nim kedykoľvek vrátiť.
Výborná služba je aj online rezervačný systém, vďaka ktorému nemusíte do servisu telefonovať, ale jednoducho si termín zarezervujete niekoľkými kliknutiami.
Z pohľadu mechanika je veľmi dôležité, aby maximum svojho pracovného času venoval práci na bicykloch namiesto neraz zdĺhavej komunikácie so zákazníkom a odpovedaním niekoľkokrát denne na tie isté otázky.
Na záver
Optimalizácia pracovných postupov a úspora času sú kľúčové faktory nielen v prostredí cyklistických servisov, ale aj v každom podnikateľskom odvetví.
Cykloon sa snaží na tento trend nadviazať, ušetriť mechanikom a servisným centrám čas a prispieť k ich väčším ziskom. Ak sa pozriete na Google recenzie partnerského cykloservisu Cyklospital, zistíte, že žiadne procesné chyby nenastali a zákazník mal vždy všetky potrebné informácie o svojej zákazke počas jej priebehu.
Veľmi dôležitým faktom je, že Cykloon funguje a je reálne využívaný servismi na Slovensku a v Českej republike, ktoré mu dávajú spätnú väzbu a podieľajú sa na jeho vývoji.
Rovnako tak odrážajú reálne výsledky optimalizácie procesov, zobrazujú ušetrený čas mechanikov a prinášajú majiteľom servisov vyšší zisk. Vďaka tomu vzniká situácia win-win a spokojný je na jednej strane zákazník a na druhej majiteľ servisu.
Proces zákazky v Cykloone
- Zákazník navštívi web svojho servisu, na ktorom aplikácia Cykloon zobrazí rezervačný formulár s termínmi, ktoré servis ponúka. Vyberie si voľný termín a odošle rezerváciu.
- Zákazník prinesie v dohodnutom termíne do servisu svoj bicykel. Spoločne s mechanikom prejdú závady na ňom, ktoré sa zapíšu do zákazky. Zákazník odchádza zo servisu so zákazkovým listom.
- Prevádzka cykloservisu si v Cykloone naplánuje servis každého bicykla, pridelí ho konkrétnemu mechanikovi, ktorý v Cykloone uvidí naplánované zákazky.
- Mechanik počas opravy eviduje v Cykloone všetky servisné úkony a použité náhradné diely až do dokončenia zákazky.
- Po dokončení zákazky odošle mechanik zákazníkovi automaticky generovanú SMS, ktorá obsahuje všetky potrebné informácie ako oslovenie menom, názov bicykla a cenu za servis.
